연차 사용촉진 통보 방법 — 서면 · 이메일 · 전자결재 · 문자 · 게시판 공지

1. 법이 정한 방법 — 서면, 근로자별

근로기준법 제61조 제1항 제1호는 회사가 근로자별로 사용하지 않은 휴가 일수를 알리고 사용 시기를 정해 통보하도록 「서면으로 촉구」하도록, 제2호는 회사가 사용 시기를 정해 근로자에게 「서면으로 통보」하도록 정합니다. 1년 미만 근로자에 대한 제2항도 같습니다.

고용노동부는 제61조가 불명확한 조치로 인한 당사자 간의 분쟁을 방지하려고 서면 통보를 규정했으므로 「서면」으로 통보해야 유효한 사용촉진이 되고, 「서면」은 「일정한 내용을 적은 문서」를 의미한다고 설명합니다(「개정 근로기준법 설명자료」, 2020. 3. 30.).

연차 유급휴가(제60조)와 사용 촉진(제61조)은 상시 5명 이상의 근로자를 사용하는 사업장에 적용됩니다(근로기준법 제11조, 같은 법 시행령 제7조 [별표 1]). 다만 동거하는 친족만을 사용하는 사업장과 가사 사용인에게는 근로기준법이 적용되지 않습니다(같은 법 제11조 제1항 단서).

2. 방법별 정리

3. 이메일

고용노동부 설명자료(2020. 3. 30.)는 이메일에 의한 통보는 「근로자가 이를 수신하여 내용을 알고 있다면, 유효한 통보로 볼 수 있음」이라고 설명하면서 대법원 2015. 9. 10. 선고 2015두41401 판결을 인용합니다.

이 판결은 연차 사용촉진이 아니라 해고 사유 등의 서면 통지(근로기준법 제27조)에 관한 판결입니다. 대법원은 「서면」이 이메일 등 전자문서와 구별되지만, 근로자가 이메일을 수신하는 등으로 내용을 알고 있는 이상 구체적 사안에 따라 서면에 의한 통지로서 유효하다고 보아야 할 경우가 있다고 판단했습니다.

그 이전인 2004년 해석(근로기준과-3836, 2004. 7. 27.)은 회사 내 이메일 통보에 대해 근로자 개인별로 「서면」 촉구 또는 통보하는 것에 비하여 명확하다고 볼 수 없는 한 인정되기 어렵다고 회신했습니다. 두 자료의 날짜와 문구를 함께 확인해 주세요.

지정된 휴가일에 출근한 근로자에게 보내는 노무 수령 거부 통지를 이메일로 하는 것은 별도의 해석이 있습니다. 근로자가 인지할 수 있는 정도의 의사표시 수준이라고 보기 어려울 것이라는 회신입니다(근로개선정책과-4271, 2012. 8. 22.). 지정한 연차휴가일에 출근한 경우를 확인해 주세요.

4. 전자결재

두 회신 모두 전자결재 체계가 완비되어 있을 것과 근로자 개인에게 명확하게 촉구 · 통보되었거나 도달 여부가 명확히 확인될 것을 조건으로 합니다.

5. 문자메시지와 사내 게시판 공고

고용노동부는 「서면」이 일정한 내용을 적은 문서를 의미하므로 문자메시지 등은 「서면」에 해당한다고 볼 수 없다고 설명합니다. 사내공고 방식은 제61조가 「근로자별로」 촉구하도록 정했으므로 개별 근로자별 통보가 아니어서 유효한 통보로 볼 수 없다고 설명합니다(설명자료, 2020. 3. 30.). 2004년 해석(근로기준과-3836)도 근로자별 미사용 휴가 일수를 적은 공문을 사내 게시판에 게재하는 방법은 근로자 개인별로 「서면」 촉구 또는 통보하는 것에 비하여 명확하다고 볼 수 없는 한 인정되기 어렵다고 회신했습니다.

촉구서 · 통보서에 적을 내용은 연차 사용 촉구서 작성 방법과 연차 사용시기 지정 통보서, 면제 요건 전체는 연차수당 면제 요건에 정리했습니다.

근거 : 근로기준법 제11조 · 제61조, 같은 법 시행령 제7조 [별표 1], 고용노동부 「개정 근로기준법 설명자료」(2020. 3. 30.), 대법원 2015. 9. 10. 선고 2015두41401 판결, 고용노동부 근로기준과-3836(2004. 7. 27.) · 근로개선정책과-5353(2011. 12. 19.) · 근로개선정책과-4271(2012. 8. 22.) · 근로기준정책과-3801(2017. 6. 20.). 2026년 10월 기준입니다.