전자결재 문서의 법적 효력과 보존 — 전자문서 · 전자서명 · 3년 보존 서류

1. 전자문서의 효력

「전자문서는 전자적 형태로 되어 있다는 이유만으로 법적 효력이 부인되지 아니한다.」(전자문서 및 전자거래 기본법 제4조 제1항)

2020년 12월 10일부터는 아래 두 요건을 모두 갖춘 전자문서를 서면으로 봅니다. 다른 법령에 특별한 규정이 있거나 성질상 전자적 형태가 허용되지 않는 경우는 제외합니다(같은 법 제4조의2).

2. 전자서명의 효력

전자서명은 전자적 형태라는 이유만으로 서명, 서명날인 또는 기명날인으로서의 효력이 부인되지 않습니다. 법령이나 당사자 간의 약정에 따라 서명 방식으로 전자서명을 선택하면 그 전자서명은 서명, 서명날인 또는 기명날인으로서의 효력을 가집니다(전자서명법 제3조). 2020년 6월 9일 전부개정(2020년 12월 10일 시행)으로 「공인전자서명」 구분이 없어졌습니다.

3. 전자문서로 보관하기

아래 요건을 모두 갖춘 전자문서를 보관하면 관계 법령에서 정한 문서의 보관을 갈음할 수 있습니다. 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우는 제외합니다(전자문서법 제5조 제1항).

• 제4조의2에 따라 서면으로 보는 전자문서일 것
• 작성자, 수신자, 송신 · 수신 일시에 관한 사항이 포함되어 있으면 그 부분도 보존되어 있을 것

종이 문서를 스캔해 만든 전자화문서도 위 요건을 갖추고 원래 문서와 내용 · 형태가 같으면 그 보관으로 문서 보관을 갈음할 수 있습니다(같은 조 제2항).

고용노동부는 임금대장을 전자문서로 보존하고 필요할 때 언제라도 출력해 사용할 수 있으면 보존 의무 위반으로 보기 어렵다고 해석했습니다. 해킹이나 시스템 파손 등의 위험은 사용자가 부담하므로, 그로 인해 보존되지 않으면 법 위반 책임을 질 수도 있다고 덧붙였습니다(근기 68207-2666, 2002. 8. 8.).

4. 3년간 보존해야 하는 서류

사용자는 근로자 명부와 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존해야 합니다(근로기준법 제42조). 보존 서류와 보존 기간을 세는 날은 아래와 같습니다(같은 법 시행령 제22조).

고용노동부는 연차휴가에 관한 서류의 「완결한 날」을 연차휴가의 부여 · 사용 · 미사용수당 정산까지 모두 끝난 날로 본다고 해석했습니다(근로기준정책과-3116, 2022. 10. 5.). 임금명세서는 제42조의 보존 서류에 포함되지 않습니다(근로기준정책과-3006, 2021. 9. 24.).

5. 서면 · 동의를 전자문서로 받을 때

6. 위반하면

근거 : 전자문서 및 전자거래 기본법 제4조 · 제4조의2 · 제5조, 전자서명법 제3조, 근로기준법 제41조 · 제42조 · 제48조 · 제116조, 같은 법 시행령 제20조 · 제22조 · 제27조 · [별표 7], 고용노동부 해석 근기 68207-2666 · 근로기준정책과-3801 · -3006 · -3116 · -3808, 대법원 2015두41401 판결. 2026년 10월 기준입니다.