- 근로계약서의 서면에는 전자문서가 포함됩니다(근로기준법 제17조 제2항, 2021. 1. 5. 개정)
- 임금의 구성항목 · 계산방법 · 지급방법, 소정근로시간, 휴일, 연차 유급휴가는 서면으로 교부합니다
- 교부하지 않으면 500만원 이하 벌금입니다(제114조)
- 임금명세서도 전자문서로 교부할 수 있습니다(제48조 제2항)
1. 서면으로 명시 · 교부할 사항
사용자는 근로계약을 체결할 때 임금, 소정근로시간, 휴일, 연차 유급휴가, 그 밖에 대통령령으로 정하는 근로조건을 명시해야 하며, 체결 후 변경할 때도 같습니다(근로기준법 제17조 제1항). 이 가운데 아래 4가지가 명시된 서면(전자문서를 포함합니다)을 근로자에게 교부해야 합니다(같은 조 제2항).
| 서면 교부 사항 | 내용 |
|---|---|
| 임금 | 구성항목 · 계산방법 · 지급방법 |
| 소정근로시간 | 근로자와 사용자 사이에 정한 근로시간(제2조 제1항 제8호) |
| 휴일 | 제55조에 따른 휴일 |
| 연차 유급휴가 | 제60조에 따른 연차 유급휴가 |
취업 장소와 종사 업무, 취업규칙에 적는 사항(제93조 제1호 ~ 제12호), 부속 기숙사에 근로자를 기숙하게 하는 경우에는 기숙사 규칙에서 정한 사항도 명시합니다(같은 법 시행령 제8조). 단체협약 · 취업규칙 · 노사 서면 합의 · 법령으로 위 사항이 변경되면 근로자가 요구할 때 교부합니다(시행령 제8조의2). 18세 미만 근로자에게는 제17조의 근로조건을 서면(전자문서 포함)으로 명시해 교부해야 합니다(제67조 제3항).
2. 전자근로계약서 작성과 교부
계약서 작성
임금의 구성항목 · 계산방법 · 지급방법, 소정근로시간, 휴일, 연차 유급휴가를 적습니다.
전자서명
분쟁을 예방하려면 전자서명 등으로 양쪽의 의사가 맞았음을 명확히 하는 것이 바람직합니다.
근로자에게 교부
서면에는 전자문서가 포함됩니다(2021. 1. 5. 개정).
3년 보존
근로관계가 끝난 날부터 3년간 보존합니다.
「전자문서를 포함한다」는 문구는 2021년 1월 5일 개정으로 근로기준법 제17조 제2항에 들어갔고 공포한 날부터 시행되었습니다. 고용노동부는 전자근로계약서에 대해 아래와 같이 안내합니다.
| 구분 | 고용노동부 해석 | 근거 |
|---|---|---|
| 의사 합치 | 가급적 전자서명 등으로 양쪽의 의사가 맞았음을 명확히 합니다 | 근로기준정책과-1797(2023. 6. 1.) |
| 수정 방지 | 가급적 읽기전용으로 저장하고, 한쪽이 서명 후 수정하면 상대방이 확인할 수 있는 장치를 마련합니다 | 근로기준정책과-1797(2023. 6. 1.) |
| 사용자 서명 누락 | 필수 사항이 모두 적혀 있으면 사용자 서명이 빠졌다는 이유만으로 제17조 위반으로 보기는 어렵다고 봅니다. 다만 분쟁 예방을 위해 양쪽이 서명할 필요가 있다고 덧붙였습니다 | 근로기준정책과-6014(2018. 9. 10.) |
| 작성 시점 | 근무를 시작한 뒤 작성 · 교부하면 원칙적으로 위반으로 봅니다. 다만 지체 없이 교부했는지, 계약 체결과 동시에 교부하지 못할 합리적 사정이 있었는지를 고려해 판단합니다 | 근로기준정책과-2558(2020. 6. 25.) |
3. 기간제 · 단시간근로자
기간제근로자나 단시간근로자와 근로계약을 체결할 때는 아래 사항을 서면으로 명시해야 합니다. 근로일 및 근로일별 근로시간은 단시간근로자에게만 해당합니다(기간제법 제17조).
| 호 | 서면 명시 사항 |
|---|---|
| 1 | 근로계약기간 |
| 2 | 근로시간 · 휴게 |
| 3 | 임금의 구성항목 · 계산방법 및 지불방법 |
| 4 | 휴일 · 휴가 |
| 5 | 취업의 장소와 종사하여야 할 업무 |
| 6 | 근로일 및 근로일별 근로시간(단시간근로자) |
기간제법 제24조 제2항 제2호(500만원 이하), 같은 법 시행령 [별표 3]. 2차 · 3차 금액은 최근 2년 안의 같은 위반에 적용합니다.
기간제법 제17조 위반으로 과태료를 받았더라도, 근로조건을 적은 서면을 교부하지 않았다면 근로기준법 제17조 위반으로 벌금도 부과될 수 있습니다(고용차별개선과-2871, 2016. 12. 27.).
4. 임금명세서
사용자는 임금을 지급할 때 임금명세서를 서면(전자문서를 포함합니다)으로 교부해야 합니다(근로기준법 제48조 제2항, 2021. 11. 19. 시행). 사내 인트라넷에서 아이디로 자유롭게 열람 · 출력할 수 있으면 교부한 것으로 봅니다(근로기준정책과-1938, 2022. 6. 22.).
| 기재 사항 | 예 |
|---|---|
| 근로자를 특정할 수 있는 정보 | 성명, 생년월일, 사원번호 등 |
| 임금지급일 | |
| 임금 총액 | |
| 항목별 금액 | 기본급, 각종 수당, 상여금, 성과금 등 |
| 계산방법 | 출근일수 · 시간 등에 따라 달라지는 항목의 계산방법, 연장 · 야간 · 휴일근로 시간 수 |
| 공제 내역 | 공제 항목별 금액과 총액 |
5. 위반하면
| 위반 | 벌칙 | 근거 |
|---|---|---|
| 근로계약서 서면 명시 · 교부 위반(제17조 · 제67조 제3항) | 500만원 이하 벌금 | 근로기준법 제114조 제1호 |
| 기간제 · 단시간 서면 명시 위반 | 500만원 이하 과태료(사항 1개마다 30 ~ 200만원) | 기간제법 제24조 제2항 제2호 |
| 임금명세서 미교부 | 과태료 30 · 50 · 100만원 | 근로기준법 제116조 제2항 제2호, 시행령 [별표 7] |
| 임금명세서 기재 누락 · 사실과 다르게 기재 | 과태료 20 · 30 · 50만원 | 같은 법 시행령 [별표 7] |
| 근로계약서 3년 보존 위반 | 과태료 80 · 150 · 300만원 | 근로기준법 제42조, 시행령 [별표 7] |
근거 : 근로기준법 제17조 · 제42조 · 제48조 · 제67조 · 제114조 · 제116조, 같은 법 시행령 제8조 · 제8조의2 · 제22조 · 제27조의2 · [별표 7], 기간제 및 단시간근로자 보호 등에 관한 법률 제17조 · 제24조, 같은 법 시행령 [별표 3], 전자서명법 제3조, 고용노동부 해석 근로기준정책과-1797 · -6014 · -2558 · -1938, 고용차별개선과-2871. 2026년 10월 기준입니다.